Quelles formalités pour organiser un spectacle ou un concert ?

Organiser un spectacle doit respecter plusieurs étapes. Avec du recul on peut penser que l’organiser est simple mais, elle peut s’avérer complexe dans la quantité de travail qui demande minutie et patience. On ne nait pas professionnel, on le devient ces étapes demandent du temps mais aucune expérience n’est demandée. Avec du bon sens et de l’envie vous arriverez sans aucun doute à vos fins !  

Dans cet article, nous vous livrerons toutes les étapes à suivre pour que le jour J tout se passe comme vous l’imaginez ! 

L’autorisation administrative 

Spectacle occasionnel 

Habituellement, les représentations privées ne sont pas ouvertes au public, mais s'adressent à des invités spécifiques. Dans ce cas, les particuliers, les entreprises ou les associations ne sont pas obligés d'obtenir au préalable une autorisation administrative, généralement de la commune pour obtenir l'autorisation d'organiser des activités. 

Cependant, si l'organisateur attend un grand nombre d'invités (plus de 1 500 personnes dont techniciens, artistes et organisateurs), il doit obtenir l'autorisation de la mairie ou du département. Ce dernier doit être déposé au plus tard un mois avant l'organisation du spectacle privé. Dans tous les cas, s'il y a un problème le jour J, il est recommandé d'avertir au moins les services de police de la commune du lieu de la représentation. 

En revanche, les organisateurs occasionnels d'un spectacle privé (qui organisent moins de six spectacles par an) ne sont pas tenus d'avoir une licence d’entrepreneur du spectacle, en d’autres termes une licence pour exercer cette profession dans le respect des droits des artistes, mais aussi des normes de sécurité applicables aux manifestations qui reçoivent du public.   

A noter : une association qui accueille un spectacle privé et entend mettre à disposition une buvette à ses membres est obligée de demander une autorisation si elle consomme des boissons alcoolisées. Par conséquent, il doit obtenir une autorisation de débit de troisième classe auprès de la mairie ou de la préfecture. Vous retrouverez tous les détails à connaitre pour l’obtention de l’autorisation d’une buvette sur le site gouvernement .

Spectacles réguliers  

La possession d'une licence d’entrepreneur de spectacles pour les représentations est obligatoire pour une personne physique ou une personne morale dont l'activité principale est l'accueil, la production, la diffusion de spectacles. Lorsque l'exécution des représentations est maintenue à titre aléatoire où la fréquence est peu fréquente, une licence n'est pas requise.  Au-delà du seuil des 6 représentations, la licence est obligatoire à tous les entrepreneurs, même si son activité principale est différente (un restaurant qui organise des animations par exemple). 

Les licences sont toujours divisées en trois catégories : lieu, producteur, diffuseur. 

Les déclarations peuvent être faites pour une ou plusieurs catégories. 

• La licence de 1e catégorie :  la licence s’adresse aux exploitants de salles équipées pour les arts de la scène.   
• La licence de 2e catégorie : elle s'adresse aux producteurs professionnels de spectacles qui emploient des artistes notamment en ce qui concerne les plateaux artistiques (décors, matériels, costumes). 
• Licence de 3e catégorie : elle est adressée aux diffuseurs de spectacles qui accueillent le public, gèrent une billetterie et assurent la sécurité au cours du spectacle. Si ce dernier est aussi exploitant du lieu, il doit également avoir une licence de 1e catégorie 

Auparavant, les dossiers devaient être constitués, ce qui nécessitait l'approbation du comité trimestriel. Puis la direction régionale des affaires culturelles (DRAC) a notifié sa décision après un délai d'instruction. Soit le délai moyen est de 4 mois. 

Depuis le 1er octobre 2019, la demande se fait par mail ou sur la plateforme en ligne. 

Le processus en ligne peut immédiatement connaître le dossier manquant, ou dans le cas d'un dossier complet, obtenir immédiatement un récépissé dont la date marque le début du délai d'opposition de 1 mois dont dispose la DRAC. 

Une amende d’un montant maximum de 1500 euros pour les personnes physiques et de 7500 euros pour les personnes morales non détentrice de licence. 

Les règles de sécurité  

Qu'il s'agisse d'un spectacle privé organisé ou non, une entreprise ou une association, le lieu choisi doit respecter certaines réglementations pour éviter tout problème.  Par conséquent, vous devez-vous assurer que la salle où se déroule la représentation privée répond aux normes d'accessibilité et de sécurité pour accueillir vos invités. Les établissements recevant du public (ERP) sont en effet soumis à des réglementations et obligations en matière de sécurité et de protection contre l'incendie. C'est pourquoi les organisateurs de spectacles privés doivent s'assurer que les lieux qu'ils utilisent répondent à ces normes. 

Si vous souhaitez organiser un concert de plus de 1500 convives, vous devez bien évidemment prévoir un service d’ordre, dont la mise en place doit faire l’objet d’une déclaration à la mairie ou à préfecture au moins un mois avant la date du spectacle. Voici les détails à mentionner : 

• L’identité et les cordonnes de l’organisateur  
• La nature de la manifestation artistique  
• Le lieu et sa capacité  
• La date et l’heure  
• Le nombre de personne à participer à l’organisation  
• Le nombre de spectateurs  
• Les mesures de sécurité et le service d’ordre en détail  

L’assurance 

Bien entendu, l’organisateur est responsable du bon fonctionnement de son spectacle. Il doit donc informer la compagnie d'assurance de son plan et évaluer avec elle les sources possibles de réclamations et les risques qui en découlent. L’assurance responsabilité civile est obligatoire pour couvrir d'éventuels dommages à autrui ou aux membres de la structure dû à un incendie, un vol, des dommages corporels... ou la perte de biens. 

La garantie accident, qui permet aux administrateurs ou aux membres de structure victimes d'accidents corporels d'obtenir réparation sans rechercher de responsabilité. (Indispensable pour les bénévoles d’une association). 

L’assurance tous risques matériels couvre les biens et documents appartenant à l’organisateur. L’assurance annulation est souscrite pendant l'événement. Il est recommandé de s'assurer du risque d'annulation des activités pour cause d'intempéries, grèves… 

La SACEM 

En amont de votre manifestation, au moins quinze jours avant, il convient de demander à la SACEM l’autorisation d’utilisation de son répertoire musical pour la manifestation que vous souhaitez organiser. Elle adressera alors un contrat, la signature de celui-ci permettra de bénéficier d’une réduction de 20% sur le tarif applicable. Lors du spectacle, l’organisateur doit établir sur un document joint au contrat, l’état des recettes en opposant les recettes « entrées » et les autres recettes (buvette, restauration). Si l’entrée de votre spectacle est gratuite, la SACEM percevra des droits sur les dépenses engagées et sur les recettes.  

Le GUSO 

Tout organisateur de concerts, dont ce n’est pas l’activité principale, qui souhaite engager un artiste doit contacter le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO). 

Il vous permet de remplir toutes les démarches obligatoires liées aux contrats de travail (déclarations, attestations, certificat et versement des cotisations sociales) en remplissant un formulaire unique et simplifié en ligne ou sur papier.

Comment Soirée Sympa peut m'aider ?

Soirée Sympa est une plateforme de billetterie en ligne. Elle peut s'occuper de la gestion de A à Z de votre billetterie. Allant de l'encaissement, jusqu'à l'envoi des billets et le contrôle de l'accès le jour J de votre spectacle. Vous avez la possibilité de découvrir la billetterie dans le détail ici ou de vous inscrire ou simplement demander une démonstration sans aucun engagement de votre part 😊.

Demander une démonstration de Soirée Sympa sans engagement.

Découvrir la billetterie en ligne la plus complète du marché