Pour quels évènements étudiants utiliser une billetterie en ligne ?

La billetterie en ligne 

Lorsque l’on parle de billetterie on a tendance à penser aux guichets devant les cinémas ou théâtres, voire celles des parcs d’attraction. On pense forcément à un échange avec quelqu’un derrière une vitre, à qui l’on passerait directement notre argent dans le but d’avoir le ticket d’entrée ensuite.  

La billetterie est un terme peu utilisé, on ne se rend pas quotidiennement dans des lieux ayant une billetterie. Et pourrait c’est un système qui peut être utilisé dans la majorité des endroits recevants du public. On peut donc assimiler une billetterie en ligne avec une réservation en ligne. Il s’agit du même procédé : un billet gratuit ne nécessitera pas de paiement tandis qu’un billet payant devra passer par le règlement du montant.  

Mais quels sont les avantages ? Cela peut sonner compliquer ; comment la mettre en place ? Comment va t’elle compléter et/ou remplacer entièrement la billetterie sur la place, en gardant les avantages de cette dernière et en réussissant à proposer plus de simplicité ? Est-ce adapté aux étudiants ? Pour quels types d’évènements est-ce pertinent ?  
 
 
Les évènements étudiants sont présents dans une majorité des écoles supérieures. Réalisés par les associations de l’école, dans le but de faire vivre la vie associative. Généralement le bureau des étudiants, aussi appelé le BDE est l’association dont le but est de faire vivre aux étudiants de leur école des évènements inoubliables. Ce rôle est parfois détenu par le BDA dans certaines écoles. En bref ces derniers doivent faire vibrer leur école avec de nombreux évènements : soirées étudiantes, week end d’intégration, voyages, conférences, activités en tout genre…  

Ces évènements demandent une grande organisation. En effet, les associations occupent leurs fonctions de manière bénévole en plus de leur temps scolaire, de leur travail ou autre et ce de façon amatrice. Ces évènements peuvent avoir une très grande envergure ; c’est pour cela qu’il est important de s’accompagner des meilleurs outils pouvant aider à une réalisation la plus professionnelle possible. 


Mais une billetterie peut-elle est utile aux étudiants ? Est-ce ouvert aux associations ? Quels sont les avantages ?  

Soirée Sympa propose de répondre à ces différentes questions afin de montrer que les évènements étudiants sont tous éligibles à une billetterie ; qui facilitera leur quotidien.  
 

Comment cela peut être utile aux associations étudiantes ?  

Pour les soirées étudiantes  

Les soirées étudiantes sont ce qui revient le plus dans un mandat associatif. Elles sont le coeur des évènements d’un BDE ou BDA dans l’année. Il n’est pas nécessaire d’avoir une raison, un moment spécial pour faire des soirées, elles se font tout au long de l’années.  
Généralement les ventes de billets pour les soirées étudiantes se font en présentiel, sur un stand dédié pour quelques jours. Le report des noms se fait de façon manuelle sur un fichier Excel, la majorité des étudiants n’ont pas de liquide, il faut compter ceux n’étant pas à l’école ce jour… C’est un vrai casse-tête.  
La solution de billetterie en ligne apporte une solution à tous ces problèmes. Entièrement gratuite pour les associations, les recettes perçues seront les mêmes que les paiements effectués, au centime près !  

Il est possible de créer une billetterie en moins de trois minutes montre en main. Vous pourrez la personnaliser selon vos envies, avec des photos, les couleurs de votre BDE, ajouter une description… Par la suite vous n’aurez plus qu’a partager le lien avec vos étudiants ! Accessible en un clic le paiement est 100% sécurisé. L’étudiant recevra son billet d’entrée instantanément par mail.  

Mais comment vérifier les billets à l’entrée ? Fini les queues interminables ou il faut vérifier dans l’Excel chaque nom ou prénom et savoir si le paiement a bien été effectué en amont. Soirée Sympa propose un billet disposant d’un QR code, qu’il est possible de scanner directement avec tout appareil (smartphone, tablette, pc…). Cela vous fera gagner un temps précieux aux entrées mais également dans toute la logistique.  
 
 
 
 

Pour les voyages organisés  

Les BDE proposent en grande majorité des voyages tout au long de l’année, le plus populaire étant celui du week end d’intégration et du ski. L’occasion de partager un moment convivial sur une durée de deux à sept jours selon les écoles.  

D’ordinaire les paiements se font par chèque ou virement, la somme étant plus importante que celle d’une soirée. Ce système est le plus compliqué à une bonne organisation : entre les banques où il est nécessaire d’ajouter une bénéficiaire puis de patienter 72h, les chèques qu’il faut aller déposer à la banque et entre temps garder sur soit avant qu’il ne soit encaissé. Tous ces facteurs mettent en attente, pendant une durée plus ou moins longue, la confirmation de réservation d’une seule place.  

Une billetterie en ligne résout instantanément tous ces problèmes. Le paiement se fait en ligne directement sur le lien de la billetterie. Il est possible de créer plusieurs billets selon les options de voyage choisies (pack séjour+ski; pack séjour+ski+pack nourriture), vous pouvez moduler votre billetterie comme bon vous semble, selon vos besoins.  

Plus besoin d’attendre une confirmation du dépôt de chèque, du virement passé ; la confirmation du paiement par la billetterie en ligne est instantanée et reçue immédiatement par mail.  
 
 
Ce principe fonctionne également pour les week end d’intégration. La billetterie peut être utilisée en ce sens, modulée pour les différentes formules proposées.  
 
 

Pour les conférences/formations  

Les associations d’une école proposent bien évidemment des évènements festifs mais pas seulement. Il peut s’agir d’évènements informatifs tels que des conférences, des séminaires, formations ou autres.  

En ce sens, la billetterie fonctionne de la même manière qu’il s’agisse d’un billet gratuit ou payant. Le billet gratuit n’aura cependant pas l’étape du paiement mais la confirmation de réservation ainsi que le billet associé seront envoyés immédiatement par mail.  
Il peut d’agir d’un événement en ligne ou en présentiel. Les conférences, débats et autres font leurs grands retours sur nos écrans davantage ces derniers temps, l’ère est passée au numérique.  

Chez Soirée Sympa notre billetterie est prévue à cet effet ; lorsque l’évènement est en présentiel vous recevez votre billet disposant d’un QR code dans le but de pouvoir être scanné à l’entrée du lieu. Dans le cas d’un évènement en ligne nous avons adapté nos billets ! Le mail de confirmation dispose du lien de connexion que l’auteur de la réunion aura préalablement renseigné. Plus besoin d’attendre un mail post réservation, dorénavant toutes les informations nécessaires sont sur votre confirmation de réservation.  

Nous avons pensé a tout pour faire de vos taches concernant l’organisation un moment simple et sympa ! 

La billetterie en ligne est utilisable pour de nombreux évènements étudiants ! Il est possible d’en mettre une en place en quelques instants et de la partager en seulement quelques clics. La facilité d’utilisation, le gain de temps et d’énergie ne peuvent être que bénéfique pour une association étudiante. 

Comment Soirée Sympa peut m’aider ? 

Soirée Sympa est une plateforme de billetterie en ligne. Elle peut être votre outil pour la gestion de A à Z de votre billetterie. Allant de l'encaissement, jusqu'à l'envoi des billets et le contrôle de l'accès le jour J de votre spectacle. Elle sera l’allié idéal de votre association étudiante pour la réalisation de vos évènements gratuits ou payants. 

Vous avez la possibilité de découvrir la billetterie dans le détail ici ou de vous inscrire ou simplement demander une démonstration sans aucun engagement de votre part !