Guide complet pour la location d'une salle pour un spectacle

Vos répétitions avancent comme vous le souhaitez ? Vous êtes une association qui organise un spectacle caritatif ? Vous démarrez une activité événementielle ou êtes un professionnel du secteur ? Nous sommes conscients, que la tâche la plus subtil et complexe est celle de trouver une salle pour votre événement.  Au cours de cet article, le processus de quête de la salle idéale n’aura plus de secret pour vous ! Alors, à vos notes ! 
 

Quels types de salle réserver ? 

Salles publiques  

Qu’on les nomme salles des fêtes ou salles polyvalentes, elles sont les principales salles municipales auxquelles nous pouvons accéder lors de notre recherche de location de salle. Cependant, appartenant à la commune, ces dernières sont soumises à des conditions d’accès particulières. Car, étant des salles dites de « biens publics », elles sont prioritaires aux administrés de la commune, que ces derniers soient associations ou de simples résidents. C’est pour cela également, qu’elles sont à des tarifs préférentiels couramment pratiqués pour les résidents de ces communes. Des tarifs pouvant aller jusqu’à 50% de réduction vis-à-vis des tarifs pour des personnes extérieurs à la commune. 

Le processus de location 

Avant d’avoir une acception ou non, il est nécessaire de faire une demande qui sera alors examinée par le maire, un conseiller municipal mandaté pour cela. Il peut arriver que votre demande soit refusée si vous n’êtes pas de la commune, car les résidents seront généralement prioritaires. Certaines communes sont dans leur droit de réserver ces salles exclusivement pour leurs résidents. 

Si vous recevez un avis positif à votre demande, alors, vous recevrez un règlement d’utilisation, une attestation d’assurance à remplir et un contrat de location. Selon les communes, un état des lieux et après utilisation sera surement effectué. Pour ce qui est de la caution, il est très souvent demandée pour qu’en cas de dégradation celle-ci vous sera retirée. En ce qui concerne le nettoyage, il est possible que la commune le prenne à sa charge en déduisant le coût de nettoyage sur la caution ou vous demander un versement supplémentaire. 

Les éléments à fournir 

La demande auprès de votre commune se fera sur une feuille vierge en y inscrivant plusieurs informations :

• Nom, prénom, adresse postale ;

• L’objet de l’événement (Théâtre, spectacle, concert, gala…) ;

• Capacité prévue ;

• Et pour finir la date et la durée de l'occupation de la salle souhaitée.

Vaut mieux s'y préparer à l'avance

Il faut noter également qu’il est important de réserver sa salle nettement à l'avance. En effet les salles publiques et par conséquent pas chères, sont très demandées. Il se peut donc que la salle soit déjà réservée pour plusieurs mois voire années surtout les weekends.

Salles privées 

Si la location des salles privées nécessite moins de formalités administratives que pour celle des salles publiques, elle sera cependant plus chère en moyenne. Voire beaucoup plus chère. Dans le cas où une caution serait demandée, celle-ci sera aussi plus élevée que pour une salle municipale. Il s’agit là d’une manière pour des entrepreneurs privés de se protéger contre d’éventuelles dégradations sur leur bien, que ces dernières soient volontaires ou non. Le coût des travaux de réparation ou de remise en état pouvant être très élevés selon la valeur de la salle. Dans le cas d’un château par exemple, les coûts de rénovation en cas de dégradation seraient en effet bien plus importants que ceux nécessaires à la remise en état d’une salle communale.

Les différentes salles privées 

Lieu atypique et original, les péniches sont des lieux sur lesquelles la qualité est de mise. Vous serez certains de pouvoir époustoufler vos convives. Les proposent même la possibilité d’une croisière sur l’eau avec la restauration qui est comprise dans l’offre. Certaines salles de restaurant sont aussi soumises à la location. Elles ne sont pas des choix originaux mais elles ont leurs avantages. On peut y accueillir différents types d’effectifs mais elles proposent aussi service clé en main. C’est-à-dire que la salle vous proposera des services pour vous faciliter l’organisation de votre événement comme la participation d’un DJ ou encore un buffet mis en place le jour J, ou simplement la mise à disposition de matériel sonore/visuel. Lorsqu’on travaille dans l’événementiel on a tous déjà voulu louer une salle de spectacle dans la ville de Paris. La ville des lumières, de l’amour et des rêves met à disposition des salles de spectacle mais c’est assez cher. On peut donner l’exemple du bataclan, l'Olympia, Le Casino de Paris, Le Cabaret Sauvage sont toutes des salles qui peuvent atteindre des dizaines de milliers d'euros.

Les différentes formules de base

Il faut savoir que lorsqu’on loue une salle quel que soit sont type, il y a des différences à faire selon ce qu’elle comporte en leurs sein. 

• La location sèche : On appelle une location sèche lorsque la salle vous loue la structure sans aucune fourniture. À vous de gérer le reste (matériel audio, scène, traiteur, etc.).  Les factures seront alors séparées entre les prestataires que vous aurez choisis. 
• La location « clé en main » : C’est tout l’inverse de la location sèche. Si vous choisissez cette option, tout sera proposé par la salle (matériel audio, vidéo, le traiteur, etc.). Sur place il y aura des prestataires qui ont l’habitude de travailler avec le bayeur donc à vous de fixer avec eux le programme de votre soirée. Pas de surprise le jour J !

Les aspects juridiques 

Pour organiser un événement qu'il soit à visée culturel comme par exemple un concert ou une exposition, sportif comme un match, il est nécessaire d'adhérer à une assurance et s'assurer des clauses du contrat : 

Les assurances 

• La seule assurance pleinement obligatoire est la responsabilité civile de l'organisateur (RCO). Elle protège les organisateurs et les lieux de représentation en cas de dommages physiques, matériels ou immatériels. Il s'agit de l'exigence minimale pour vous protéger, vous et le personnel du programme, en cas d'accident. Selon l'option que vous choisissez, elle peut couvrir les incendies, voire le vol, et garantit le montage et le démontage de la scène et du décor dans des délais différents.
• L'assurance responsabilité civile du parrain varie en fonction des options offertes par la compagnie d'assurance. Certaines caractéristiques du contrat changeront d'un devis à l'autre. Les limites de garantie et d'indemnisation, les franchises, les exonérations et les délais de paiement sont quelques-unes des questions à résoudre avant de prendre une décision sur la compagnie d'assurance.

Pour finir, si des dégradations sont faites sur le lieu, peu importe la nature de l’événement, c’est la responsabilité civile des protagonistes qui seront mise en jeu. 

Il faut vérifier également avec sa compagnie d'assurance les clauses de remboursement en cas d'annulation de l'événement pour cause majeure. Comme par exemple un artiste qui tombe malade, un décès dans sa famille proche ou simplement une décision gouvernementale qui mettrait un coup d'arrêt aux manifestations culturelles. Un confinement ou un couvre feu en l'occurence...

Le contrat de location

Plusieurs informations dites importantes doivent obligatoirement figurer dans les clauses d'un contrat :

• L'annulation : le contrat de location doit prévoir les conditions d'annulation. Certains contrats stipulent que le paiement de 30% du tarif de la location de la salle est dû si l'annulation survient 60 jours avant la manifestation, 50% si l'annulation survient entre 30 et 60 jours de la date j et jusqu'à 100% du tarif dû si l'annulation survient à moins de 30 jours de l'événement.
• La description de la salle : le nom, l'adresse de la salle mais aussi une description pointilleuse de la salle, es différentes parties accessibles ou non, du matériel et des équipements mis à disposition par exemple une scène, une sono, la lumière... ;
• La durée et le prix de la location : les dates et heures de début et de fin de location doivent être mentionnées ainsi que le tarif correspondant. Le montant de la caution doit être mentionnées tout comme ses conditions de restitution ;
• Les obligations du locataire et du propriétaire : Les deux parties doivent respecter les obligations qui leurs sont attribuées. Le locataire doit respecter les lieux, de ne pas les dégrader tout comme le propriétaire doit s'engager à mettre à disposition le matériel cités dans le contrat dans un état de bon fonctionnement ;
• Les horaires d'entrée et sortie au local. Ces horaires doivent comprendre les horaires de montage, d'exploitation de la salle et de démontage du matériel. S'il faut faire des répétitions, il faut également le prévoir dans le contrat.

Pensez à votre billetterie

Un dernier point à prévoir est la billetterie. Il est important de la préparer à l'avance car elle peut impliquer un surcoût inutile. Soirée Sympa est justement une plateforme de billetteries simplifiée qui a été conçue pour vous aider à vendre des billets. Entièrement personnalisable votre billetterie reflète l'âme de votre événement dans les moindres détails. Coupons de réductions, tarifs réduits, multi-dates, remboursement, comptabilité, calcul de la TVA, scanner de billets pour le contrôle des accès. Bref tout ce qu'il vous faut pour encaisser les paiement de la vente de vos billets de A à Z.