Comment créer une agence d’évènementiel ?

Ça y est, c’est le grand jour, votre business plan est bouclé. Vous avez méthodiquement rédigé vos analyses et votre étude de marché concernant l’ouverture de votre agence d’évènementiel ! Le business plan est une étape clé dans l'acquisition ou la création d'une agence de communication. Il est important d'élaborer un plan d'affaires avant de mettre en place le projet. Ce document vous permettra de vous assurer que votre agence est financièrement viable, et il persuadera également la banque de vous suivre sur le risque. Une nouvelle vie, de nouveaux horizons s’offrent à vous à présent. Vous avez toujours rêvé de travailler dans ce milieu riche en saveurs et en émotions, mais vous préférez rester dans l’ombre qu’à la lumière. Alors, ne manquez pas une infime partie de ce que nous vous avons concocté. Voici les principales démarches pour créer sa propre agence dans l’évènementiel.  

Devenir entrepreneur du spectacle   

En fonction de la taille de son activité, sa nature principale, secondaire ou occasionnelle, du nombre de spectacles prévus par an, un récépissé peut être obligatoire ou pas. Ce récépissé est valide pour une durée de 5 ans à partir du mois suivant sa réception. 

Faut-il avoir un récépissé d'entrepreneur du spectacle ?  

Il n’est pas obligatoire pour tout le monde de devenir un récépissé de déclaration d’entrepreneur de spectacles, ça varie selon si l’activité est principale, secondaire ou occasionnelle.  

Le récépissé est obligatoire que lorsque qu’on parle d’une structure privée dont l’activité principale est la production ou la diffusion de spectacles ou l’exploitation des lieux de spectacles, en employant des artistes. Il n’est pas requis que cette activité soit rémunérée. 

Si l’organisation n’est pas l’activité principale, le récépissé sera demandé qu’à partir du moment où cette dernière organise 7 représentions annuelles. Cela peut être un tracas en moins si on souhaite démarrer son activité en douceur avec moins de 7 représentations par an. 

En l’absence du récépissé, l’entrepreneur du spectacle se risque une amende administrative de 1500 euros pour un particulier et 7500 pour une société. Il peut même arriver qu’on demande la fermeture de l’établissement pour une durée maximum de 1 an. 

Conditions pour obtenir le récépissé d'entrepreneur du spectacle

• Il vous sera demandé lors de votre demande de récépissé d’entrepreneur du spectacle :  
• Avoir été diplômé de l’enseignement supérieur ou être titulaire d’un titre de même niveau inscrit au répertoire nationale des certifications professionnelles ; 
• Avoir 6 mois au moins d’expérience professionnelle dans le spectacle vivant ; 
• Avoir suivi une fois formation d’au moins 125 heures ou un ensemble de compétences dans le spectacle vivant. 

Comment faire la demande ? 

Si on est concerné par le récépissé d’entrepreneur du spectacle, il faudra faire la demande sur le site du ministère chargé de la culture et de la communication.

Le délai du traitement du dossier peut atteindre 1 mois. Après ce délai, l’entreteneur pourra sans aucun problème commencer son activité. Le récépissé sera valable 5 ans. Mais, il est possible que le préfet de votre région puisse l’invalider pendant cette période si l’entrepreneur ne respecte pas le droit social, le droit du travail, le droit de la propriété littéraire et artistique. Il peut être invalidé aussi lorsque l’entreteneur ne respecte pas les règles relatives à la sécurité des spectacles.  

Comment renouveler le récépissé entrepreneur du spectacle ? 

Comme énoncé précédemment, le récépissé est délivré pour une durée de 5 ans au bout desquelles il faudra le renouveler. Le renouvellement se fait également sur le même site du ministère chargé de la culture et de la communication. 

Niveau scolaire demandé 

De nos jours, dans le milieu de l’événementiel, il est plus recommandé d’avoir de l’expérience qu’un bon niveau scolaire. La pratique, l’expérience, et le réseau sont ce qui vous différenciera beaucoup plus que la théorie que vous apprendrez auprès de l’enseignement scolaire pour ouvrir votre agence ou même y travailler. 
 

Définir un statut juridique    

Ensuite, vous devez choisir le statut juridique qui convient à votre projet, en tenant compte des impacts fiscaux et sociaux (régime fiscal, régime social, responsabilités du gestionnaire). Le choix de l'identité est en effet l'étape décisive dans la création d'une entreprise active. Nous vous conseillons de vous renseigner demander conseil auprès d’un expert-comptable. 

• Une micro-entreprise : L'avantage de ce statut est qu'il est relativement simple, tant en termes de composition que de fonctionnement. Cependant, ce n'est pas la façon de donner le plus de crédibilité à l'entreprise. Par conséquent, une entreprise indépendante peut être une forme juridique intéressante de création d'entreprise, mais elle n'est pas adaptée au statut à long terme pour une agence événementielle. 
• L'entreprise individuelle : C'est une forme juridique proche des micro-entreprises, et peut convenir aux personnes qui souhaitent créer leur propre entreprise et être seul dans l’activité.
   

Veillez à prendre le temps de choisir le statut juridique de votre entreprise en fonction de vos attentes, vos orientations stratégiques et de perspectives d’avenir. Car, en définitive, certaines formes sociales doivent obligatoirement respecter un certain plafond en termes de chiffre d’affaires. En d’autres termes, cela peut freiner le développement de votre société d’événementielle.  

Choisir et déposer un nom commercial

Si vous êtes dans la démarche de créer votre agence, il vous faudra un moment ou l’autre de trouver un nom commercial à cette dernière. Plus simplement, un nom commercial est le nom auquel la société sera connue du public. C’est le nom qui reflétera l’image de l’entreprise. Il est peut-être différent du nom ou le même que la dénomination sociale. Il doit être original et correspondre à la cible que vous visez.   

En principe vous devez vérifier si le nom n’est pas déjà choisi. Après avoir trouvé ce nom, il est conseillé de le déposer auprès de l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) afin de ne pas être accusé de plagiat par une autre entreprise.  

Cette procédure coûte à partir de 190 € pour le dépôt électronique de la marque, selon le ciblage de votre marque, le nom appartiendra à une classe qui correspondra au domaine d’appartenance. Une classe coûte 40 euros, plus vous ajoutez de classe plus le montant augmente.  

Les besoins humains et matériels  

Pour créer votre boîte événementielle, vous devez remplir deux fonctions clés : la fonction gestion de projet et la fonction commerciale. Ces deux compétences doivent être disponibles au sein de l’organisation. Le fondateur ou son associé peut posséder l'une de ces compétences. Vous pouvez également choisir de vous faire assister par du personnel. Il existe de plus en plus de formations dédiées à la préparation à ce métier, mais il faut aussi choisir une personne qui se démarque par son expérience et son enthousiasme.  

Il est recommandé d'avoir un designer ou un graphiste, afin que vous ayez quelqu'un qui sache créer des modèles et des présentations et que les clients sachent à quoi cela ressemblera si vous effectuez le service.  

Les organisateurs d'événements sont également amenés à coopérer avec de nombreux fournisseurs et prestataires de services : photographes, fleuristes, décorateurs, coiffeurs, artistes, hôtels, lieux d'hébergement et de réception, etc. Il est indispensable de s’entourer de personnes exemplaires et professionnelles pour avoir plus de chance d’être recommandé par vos clients.     

L’investissement dépendra de la trésorerie nécessaire pour gérer son activité. Si les clients doivent obligatoirement avancer des sommes avant d’assurer la prestation, dans ce cas-là cette trésorerie peut être assez faible. Si, dans le cas inverse, il faudra avancer beaucoup de frais avant de se faire payer par ses clients, dans ce cas-là il faudra prévoir une trésorerie importante. Le montant donc de l’investissement initial dépendra de la nature de la prestation et le mode de facturation.  

Comment démarrer ?   

Le bouche-à-oreille  

Le bouche à oreille est un moyen simple et efficace de se vendre. La suggestion est en effet une communication qui augmente la possibilité de mettre en œuvre des services sous contrat. Pour augmenter la visibilité, vous pouvez rapidement mettre en place un levier publicitaire, comme les réseaux sociaux ou l'achat d'espace publicitaires. 

De même, gardez votre carnet d'adresses et maintenez rapidement une relation courtoise avec vos partenaires potentiels. Pour en savoir plus sur les fournisseurs de services et les prestataires avec lesquels vous travaillerez, veuillez-vous présenter à eux. Miser sur votre réseau ! 

La publicité

À moins d'avoir une bonne réputation, vous ne pouvez pas compter uniquement sur le bouche-à-oreille pour augmenter vos chances de succès. Alors, explorez toutes les options disponibles. Vous pouvez concentrer votre promotion sur des publicités papier qui font la promotion de votre logo, de votre nom et de vos coordonnées. Evidemment, Internet est aussi un support important pour promouvoir vos activités. Ainsi, vous pouvez créer un site dédié à votre événement. Les réseaux sociaux sont également déterminants pour promouvoir efficacement vos activités. Vous pouvez toujours faire connaître vous-même votre futur réseau de partenaires professionnels. Enfin, si votre budget le permet, vous pouvez toujours utiliser des outils de communication payants. 

Se faire référencer dans les sites spécialisés  

Dans le domaine de l’événementiel comme dans quasiment tous les domaines, il y a des annuaires spécialisés qui mettent en relations des clients et des professionnels qui proposent leur service. Se faire référencer dans ces plateformes peut donner de très bons résultats.  

Ces plateformes généralement disposent d’un système de notation où vos anciens clients donnent leur avis sur votre prestation. Avoir une bonne réputation sur ces annuaires peut donc donner d’excellents résultats. 

Créer un site web 

En créant votre propre site web, vous vous différenciez déjà d’une bonne partie des concurrents qui disposerait uniquement d’une page Facebook ou Instagram. Et tout ça sans se ruiner. Un site web coûte quelques euros ou quelques dizaines d’euros grand max par mois. Bien entendu votre site web, ne remplacera les comptes sur les réseaux sociaux, mais donnera une image de professionnalisme tout en vous assurant la liberté totale dans la manière de présenter votre offre. Sur votre site web, c’est vous qui choisissez, les thèmes, les couleurs, le contenu, les avis de vos anciens clients. Vous avez également la possibilité d’ajouter des formulaires de contacts ou même des modules d’achat de prestation, où vos clients vont réserver directement sur votre site web.  

Un autre avantage d’avoir un site web c’est le référencement sur les moteurs de recherche. Ainsi si vous êtes bien référencés, un internaute qui cherche par exemple, un Wedding Planner sur Marseille, si votre site est bien référencé, il a toutes les chances de sortir en résultat sur Google, Bing, Yahoo. 

Pour un meilleur référencement sur les moteurs de recherche, vous devez travailler le référencement SEO (Search Engine Optimization). Concrètement, c’est l’optimisation du contenu de votre site web afin qu’il soit classé parmi les premiers résultats sur les moteurs de recherche. 

Parmi les moyens d’améliorer son site web sur l’aspect SEO, est de le mettre à jour régulièrement avec du contenu, des photos, des descriptions, des textes en relation avec votre métier. 

N’hésitez donc pas à la fin de chaque prestation de la documenter sur votre site web. Au mieux, votre site web sera bien référencé, au pire vos futurs clients découvriront le panel de prestations que vous avez déjà effectué. Et dans les deux cas, c’est gagnant. 

S’informer des réglementations

Avant de se lancer il est toujours important de s’informer sur les réglementations nécessaires. Surtout quand il s’agit d’accueillir du public ou d’occuper un espace public. Dans ce cas-là, il est donc obligatoire de déposer une demande d’autorisation. 

Autorisation d’organisation d’un événement 

De nombreux événements organisés en France doivent être déclarés au préalable, au moins en mairie ou en préfecture, pour obtenir une autorisation administrative, selon les arrêtés de la ville ou de la province selon le cas.    

Avant d’entamer le processus, il est important de connaitre les normes qui encadrent l’exercice de certaines activités. On sait par exemple, que la vente d’alcool nécessite une autorisation de la mairie. Les rassemblements sur la voie publique demandent également une préalable autorisation. Enfin, pour l’exercice de certaines activités touristiques qui sont également encadrées par la loi et en l’occurrence par l’article L211-1 du code du tourisme.   

La majorité des cas, une autorisation sera demandée auprès de la mairie ou d’une préfecture. C’est une procédure qui peut prendre beaucoup de temps, donc vaut mieux s’y préparer à l’avance.   

Comment demander une autorisation d'organisation d'un événement ? 

Vous devez être immatriculé au répertoire du commerce et des sociétés (RCS). Une fois que c’est fait, il faudra adresser la demande à la mairie ou préfecture en question. Certaines mairies, disposent d’un bureau dédié à l’organisation des événements qui vous guidera sur tous les aspects nécessaires pour réussir votre manifestation. Notamment l’accès au raccordements électriques, eau, réseau... 

Comment Soirée Sympa peut vous aider   

Soirée Sympa peut vous aider, dans la gestion intégrale de votre billetterie. Allant de la personnalisation des visuels de vos billets, jusqu’à l’encaissement des paiements, l’envoi des billets aux personnes inscrites et le contrôle d'accès le jour J à votre événement afin d’accueillir votre public dans les meilleures conditions. 

Pour avoir une idée plus claire, voici ce en quoi Soirée Sympa, peut vous aider : Rave Party sur Seine, Soirée Spéciale Fin d'Année ou encore Soirée Sympa pour les pros.