Billetterie en ligne : Comment en créer une pour la vente de billets de vos événements ?

De nos jours, dans un pays comme la France,  l’événementiel est un domaine dans lequel de nombreuses personnes travaillent. Le temps est une chose qui a une grande importance, c’est pourquoi créer et mettre en place un système de billetterie en ligne, écourtera les complications à la visée de vos participants et de vous même. Tout cela vous fera gagner un temps considérable.

Vos participants ne seront pas les seuls à profiter de ce gain de temps, vous serez aussi de la même façon épargner de cette perte de temps. Effectivement, une solution de billetterie en ligne vous permettra dans un premier temps d’en faire profiter votre communauté sur vos réseaux sociaux en partageant celle-ci très facilement. Une manière de toucher un plus grand nombre de participants. La deuxième chose est que vous pourrez récupérer et récolter des données très intéressantes pour être averti du profil de vos participants. Une comptabilité sur mesure qui vous permettra de gérer vos comptes et votre trésorerie ou encore un accès simplifié à vos statistiques et résultats de ventes. Voici quelques exemples d’une liste exhaustive de toutes les actions que vous pouvez entreprendre, qui vous feront gagner un temps considérable, une autonomie et une maitrise de votre gestion d’évènement par le biais d’une seule et même plateforme.

Pour vous, organisateurs, une plateforme telle que Soirée Sympa vous permettra de suivre vos ventes de billets en temps réel grâce au tableau de bord, retrouver facilement la liste des personnes inscrites, les exporter dans différents formats (Excel, CSV, PDF…) ou encore effectuer un contrôle d'entrée grâce au scanner directement intégré à l’outil et que vous pouvez utiliser à l'aide d'un smartphone, d’une tablette ou même d’un ordinateur de bureau. Ainsi, ces moyens simples d'utilisation permettent de gérer les données collectées, mais aussi d'organiser des événements sans mettre en place de compteurs !

Alors, ne perdez plus de temps, cette article est fait pour vous! En son sein, vous y trouverez tous les détails les plus méthodiques et pertinents. A vous de jouer!

1- Créer un compte

Dans un premier temps, cliquer sur s’inscrire en haut de la page.

Pour créer un compte rien de très compliqué, il vous suffit juste d’y renseigner votre civilité, un prénom,  un nom, un email, un mot de passe strictement personnel, un numéro de téléphone, une date de naissance et votre profil : êtes vous un particulier ? Une entreprise ? Une association ? Lors de l’inscription pour créer votre billetterie en ligne, la dénomination de votre entreprise sera demandée, l’adresse de celle-ci, la ville, le code postal et le pays dans lequel celle-ci est.

Félicitation votre compte Soirée Sympa est enfin prêt, maintenant place aux choses sérieuse !

2 - Créer une billetterie

Soirée sympa met à disposition sur votre espace personnel une palette d’outils complète pour vous accompagner dans la gestion de vos événements.

Pour se faire, commencez par créer votre nouvelle billetterie en renseignant les informations suivantes :

• Le nom de l’évènement qui permettra à vos participants de plus facilement vous retrouver
• Le type d’événement : un concert, une pièce de théâtre, un cours…
• La nature de l’événement : un élément en présentiel ou en ligne?

Plus votre événement sera clair et concis plus sa visibilité sera certaine. Un événement avec un nom simple permettra une meilleure mémorisation.

Si vous indiquez que votre événement se fera en présentiel dans ce cas, veuillez renseigner le lieu, l’adresse à laquelle vos participants viendront. On vous demandera pour être le plus précis possible, un descriptif court en quelques lignes de votre événement. Vous pourrez y ajouter des photos, ou même des videos pour susciter l’intérêt et la curiosité de votre public. Renseignez ensuite la date de votre événement.

Si jamais votre événement est prévu sur plusieurs dates, Soirée Sympa gère ceci de manière très simple. Votre billetterie peut avoir plusieurs dates au même temps. Par exemple, une pièce de théâtre jouée plusieurs fois par semaine, peut avoir une seule billetterie pour une simplicité extrême. Cela va sans dire que vous avez la possibilité de personnaliser les tarifs des tickets d’entrée pour chaque date, activer/désactiver chaque date, définir de manière personnalisée la capacité d’accueil de votre salle pour chaque date.

Une fois votre billetterie créée, vous serez guidé dans les étapes nécessaires à la définition des billets. Des étapes des plus complètes et efficaces.

3 - Editer un billet

Après avoir intégrer la date passons maintenant à la création des billets. C’est une des étapes les plus importantes qui nécessitent une réflexions sur le prix et le nombre de place que l’on souhaite délivrer. Choisissez un nom évocateur pour vos places. Par exemple, si vous avez deux types de place, il est possible de mettre « Billet plein tarif » ou encore « Billet tarif réduit ».  Il est possible bien évidemment de délivrer selon vos attentes des places qui seront gratuites. Avec Soirée Sympa, vous avez la possibilité de personnaliser un billet à votre guise. Choisir un visuel spécifique, une tarification ou capacité déterminées, appliquer des coupons de réduction, définir les prix pour chaque date séparément, ou même le rendre visible uniquement via un lien secret.

Un billet caché peut être utile par exemple quand on a des invité spéciaux à qui on souhaite adresser des billets particuliers. Par exemple : un accès gratuit aux journalistes, un tarif réduit à un gagnant d’une tombola, etc. Cette fonctionnalité permettra de montrer ce billet uniquement aux personnes auxquelles il est destiné, plutôt qu’à tout le monde dans la billetterie principale.

Concrètement c’est un lien spécifique pour chaque billet caché qu’il faudra simplement envoyer au public spécifique.

Pour une billetterie qui se veut dans le détail, vous avez la possibilité de choisir le visuel de la billetterie principale ainsi que pour chaque billet séparément si vous le souhaitez pour une personnalisation maximal. Un bon moyen de donner un avant-goût à vos participants quant à l’évènement qui les attends !

Une option intéressante et qui mérite l’attention est la « Configuration ».

Avec cette option, vous pourrez collecter la TVA (ou pas) avec le taux qui vous correspond le mieux à votre activité. La vente d’un billet normal verra son taux de TVA à 20% par exemple, par contre la vente d’un billet de repas ou de dîner verra son taux de TVA à 10%. Dans tous les cas, les taux de TVA sont choisis par vos soins.

Il est possible, de récolter les données clients selon vos attentes, pour cela dirigez-vous vers l’onglet « Données clients » qui se trouve au niveau de votre billetterie. A votre disposition, de nombreux champs que vous pouvez si vous le souhaitez définir comme : l’adresse, l’email, la date de naissance, le code postal, le pays ou encore le numéro de téléphone. Cette option vous permettra tout compte fait de connaître vos participants dans les moindres détails. Les connaitre c’est aussi connaitre leurs attentes et par la suite envisager des évènements dans leurs pays ou villes si la plupart de la communauté se trouve dans un et même endroit.

Compte tenu des nombreux avantages qu'elle offre, créer une billetterie pour vendre ses billets en ligne sur Soirée Sympa est très intéressant. En effet, il est très facile de vérifier les billets vendus pendant l'événement via la billetterie en ligne. Avec le bouton « Contrôle » disponible sur le tableau de bord de votre billetterie, plus besoin de perdre du temps à imprimer la liste des participants et vérifier les billets un à un. En cliquant sur l’option, vous vous retrouverez sur une interface vous permettant tout simplement de scanner les billets à l’entrée ! Le scanner vous permet de renseigner l’entrée d’un participant, sa sortie (pour une pause cigarette par exemple) ou même définir un remboursement sur place.

4 - Mettre en ligne votre billetterie

Tout est fin prêt! A vous d’établir dès maintenant une stratégie de diffusion pour votre événement.  Un lien est disponible sur votre espace personnel pour le partager facilement sur les réseaux sociaux. Ce qui permettra à vous participants d’intégrer directement la plateforme pour réserver.

Les liens de billetteries de Soirée Sympa, disposent d’un affichage optimal pour toutes vos publications sur les réseaux sociaux. Ainsi, à chaque fois que vous les partagez sur Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn ou autre, vos clients auront accès immédiatement au visuel prédéfini ainsi qu’au descriptif de votre événement. Un affichage optimal vu que beaucoup de communications autour de l’événementiel tournent autour des réseaux sociaux.

5 - Les ventes

Grâce à Soirée Sympa, le « Tableau de bord »  intégré à votre billetterie en ligne est mis à jour en temps réel. L’option vous permet de connaitre la situation de vos ventres en un coup d’œil. Votre chiffre d’affaire, le nombre de places réservées, le taux de remplissage, et même le montant et la date du prochain virement. Une analyse précise qui vous permettra par la suite d’adapter vos résultat avec une nouvelle stratégie de vente et de communication.

Pour connaitre l’avancement de vos virements, rien de plus simple, ils seront disponible directement au niveau de votre comptabilité. Vous aurez accès à votre solde de paiements, vos sommes encaissées, vos prochains virements et les virements déjà effectués.

Il est à noter que sur Soirée Sympa, nul besoin d’effectuer une demande de virement. Les virements des ventes de vos billets en ligne se font automatiquement sur votre compte bancaire toutes les semaines sans intervention de votre part. Pratique quand on a mille et une chose à régler quand on organise un événement. Surtout qu’il n’est pas nécessaire d’attendre la fin de l’événement afin de récupérer ses fonds.

6 - Intégrer la billetterie en ligne à votre site

Par le biais d’une solution de billetterie en ligne comme Soirée Sympa, il est très simple d'intégrer le service de réservation sur votre site internet. Nous proposons plusieurs rendus possibles. Il vous suffit de copier le code HTML correspondant au rendu que vous souhaitez. La billetterie s’adapte bien entendu à votre image (couleur, police). Ensuite, il ne vous reste plus qu'à coller ce code dans l'espace prévu à cet effet dans l'éditeur de votre site web. Aucune compétence particulière n'est requise ! Après cette opération, le module d'inscription sera directement visible sur votre site web !

En définitive, la billetterie en ligne Soirée Sympa est une mine d'or qui propose une immense palette d'options pour vous faciliter votre quotidien. Dites OUI à Soirée Sympa, une billetterie en ligne complète avec une panoplies d'outils à moindre frais.

7 - Découvrir notre comparatif de billetteries en ligne

Pour vous aider à choisir votre solution de billetterie en ligne, l'article suivant est pour vous : Comparatif de billetteries en ligne